Nebenkostenabrechnung prüfen: So einfach geht's

Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Die oberste Regel der Nebenkostenabrechnung lautet: Ihr Vermieter darf nicht willkürlich Kosten auf Sie abwälzen. Die sogenannten umlagefähigen Nebenkosten sind in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend definiert und umfassen die Kosten für:

• Grundsteuer
• Abwasser
• Heizung und Warmwasser
• Aufzugswartung
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Allgemeinbeleuchtung (z.B. Treppenhausbeleuchtung)
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hausmeisterdienste
• Winterdienst
• Fernsehen, Antenne, Kabelanschluss
• Wäschepflege und Reinigung
• Schornsteinreinigung
• Sonstige Betriebskosten

Zwar nennt das Gesetz „sonstige Betriebskosten“, doch stellt auch dies keinen Freifahrtschein für Ihren Vermieter dar. Kosten und Gebühren, die darunter fallen, müssen in aller Regel wiederkehrend und notwendig sein. So können Kosten für das einmalige Abholen von Sperrmüll nicht auf Sie umgelegt werden. Wird hingegen einmal im Quartal die Regenrinne professionell gereinigt, kann der Vermieter die Kosten auf Sie umlegen. In Einzelfällen können jedoch auch einmalige Arbeiten umgelegt werden, so etwa bei Gartenarbeiten: Der Bundesgerichtshof (BGH) entschied beispielsweise Ende 2021, dass die Kosten für das Fällen eines einzelnen kranken Baumes umlagefähig sein können (Az. VIII ZR 107/20). Verwaltungs- und Instandhaltungskosten hat immer der Vermieter zu tragen. So kann der Vermieter etwa nicht von Ihnen verlangen, den Austausch alter Fenster zu bezahlen, da dies als Instandhaltung zählt.

In jedem Fall gilt jedoch: Welche Kosten Sie als Mieter am Ende tragen müssen, muss eindeutig im Mietvertrag vereinbart sein. Alternativ kann Ihr Vermieter im Mietvertrag auch einfach auf § 2 BetrKV hinweisen und so alle umlagefähigen Kosten auf Sie übertragen. Will der Vermieter sonstige Betriebskosten abrechnen, muss er diese Posten klar benennen.

Nebenkostenabrechnung in sieben Schritten prüfen

Für viele Mieter ist eine Umlagenabrechnung ein Buch mit sieben Siegeln, weshalb der geforderte Betrag schlicht überwiesen wird. Ihre Nebenkostenabrechnung können Sie beispielsweise von einem Anwalt prüfen lassen. Wenden Sie sich hierzu am besten an Ihre Rechtsschutzversicherung, wo Sie gegebenenfalls Kontakt zu einem passenden Fachanwalt erhalten. Alternativ können Sie auch selbst nachrechnen und die Betriebskostenabrechnung auf eigene Faust prüfen. Folgen Sie hierzu einfach diesen sieben Schritten:

Schritt 1: Wurde die Nebenkostenabrechnung fristgerecht zugestellt?

Bei der Nebenkostenabrechnung sind strenge Fristen einzuhalten. So hat Ihr Vermieter nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zwölf Monate Zeit, um Ihnen eine Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Werden etwa die Betriebskosten für das Jahr 2021 abgerechnet, so müssen Sie die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2022 in den Händen halten. Ausschlaggebend ist hierbei der Erhalt, nicht der Versand. Verschickt der Vermieter die Abrechnung etwa erst am Silvesterabend, so gilt die Frist als verpasst. Eine Ausnahme liegt nur dann vor, wenn der Vermieter den Verzug nicht zu verschulden hat und er dies auch beweisen kann. Dies ist etwa dann der Fall, wenn ihm relevante Abrechnungen selbst noch nicht vorliegen. Sobald der Vermieter die fehlenden Daten hat, muss er die Nebenkostenabrechnung spätestens innerhalb von drei Monaten ab Zugang der fehlenden Rechnungen anfertigen.

Hält Ihr Vermieter die Frist nicht ein, so dürfen Sie sich freuen: Sie müssen die ausgewiesene Nachzahlung in dem Fall nicht zahlen. Anders sieht es hingegen aus, wenn Ihnen die Abrechnung verspätet zugestellt wird und diese eine Rückzahlung erfodert.

Schritt 2: Sind nur umlagefähige Nebenkosten genannt?

Wie eingehend bereits beschrieben, darf der Vermieter nur umlagefähige Nebenkosten auf Sie übertragen – und das auch nur dann, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Prüfen Sie daher genau, welche Kosten Sie tragen sollen und ob diese mit den Kosten, die im Mietvertrag genannt sind, übereinstimmen. Prüfen Sie auch, ob Ihre Nebenkostenabrechnung fälschlicherweise Verwaltungs- und Instandhaltungskosten enthält.

Schritt 3: Wurde der richtige Umlageschlüssel angewandt?

In einem Haus mit mehreren Einheiten teilen sich alle Mieter die Nebenkosten. Der Vermieter kann dabei entweder alle Mieter gleichermaßen an den Kosten beteiligen oder anderweitige Umlageschlüssel wählen. So können die Kosten etwa nach Wohnfläche aufgeteilt werden: In dem Fall hätte der Bewohner der größten Mietwohnung die höchste Nebenkostenabrechnung. Auch eine Aufteilung nach der Personenanzahl je Wohnung ist möglich.

Auch hier sollten Sie wieder einen Blick in Ihren Mietvertrag werfen: Ist dort ein Umlageschlüssel genannt, muss der Vermieter diesen heranziehen. Er kann nicht einfach einen anderen wählen. Steht in Ihrem Mietvertrag nichts von einem Verteilerschlüssel, so gilt per Gesetz die Berechnung nach Wohnfläche.

Gut zu wissen: Steht im Haus eine Wohnung leer, kann der Vermieter die Kosten nicht einfach auf die übrigen Mieter übertragen. Bei Leerstand hat der Vermieter selbst den entsprechenden Gebührenanteil zu tragen.

Schritt 4: Stimmt der Abrechnungszeitraum?

In § 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) steht: „Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen.“ Die meisten Vermieter setzen für ihre Nebenkostenabrechnungen daher ein ganzes Kalenderjahr an. Es ist allerdings auch möglich, einen kürzeren Zeitraum zu vereinbaren. Dies ist häufig bei einem Ein- oder Auszug mitten im Jahr der Fall. Nicht möglich ist hingegen ein längerer Zeitraum: Ihr Vermieter kann also nicht plötzlich eine Nachzahlung für die letzten beiden Jahre von Ihnen fordern.

Schritt 5: Ist die Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar?

Eine Mietnebenkostenabrechnung muss immer so erstellt sein, dass Sie als Mieter die Angaben auch prüfen können. So kann Ihr Vermieter beispielsweise nicht pauschal eine Nachzahlung über 20 Euro fordern, ohne anzugeben, worauf diese Mehrkosten zurückzuführen sind. Damit Sie Ihre Betriebskostenabrechnung prüfen können, muss das Schreiben die folgenden Informationen enthalten:

• Aufstellung der Gesamtkosten
• Umlageschlüssel
• Anteil des einzelnen Mieters
• Ggf. Höhe der Vorauszahlung
• Abrechnungszeitraum
• Summe der Rückerstattung bzw. Nachzahlung

Haben Sie eine ordentliche Nebenkostenabrechnung vor sich liegen, so können Sie dieser unter anderem genau entnehmen, wie viel die Treppenhausreinigung im Abrechnungszeitraum gekostet hat und was Ihr Vermieter für die Wartung der Rauchmelder ausgegeben hat. Anhand des Verteilerschlüssels können Sie dann nachrechnen, ob Ihr eigener Anteil an diesen Kosten korrekt festgelegt wurde.

Gut zu wissen: Sie stellen bei der Durchsicht der Abrechnung fest, dass die Kosten für die Gartenpflege um mehr als das Doppelte gestiegen sind, obwohl nicht mehr zu tun war? In diesem Fall sollten Sie kritisch sein. Als Mieter haben Sie das Recht auf Belegeinsicht. Sollte dies relevant für Ihre Prüfung sein, muss Ihr Vermieter sogar die Einzelverbrauchsdaten der anderen Mieter offenlegen. Nehmen Sie am besten Ihr Smartphone mit, um gegebenenfalls Fotos von den entsprechenden Rechnungen zu machen. Einen Anspruch auf Kopien haben Sie nur, wenn ein Vor-Ort-Termin für Sie nicht zumutbar ist, etwa aufgrund einer großen Distanz. In dem Fall müssen Sie jedoch die Kosten für die Kopien tragen.

Schritt 6: Wurden die Heizkosten verbrauchsabhängig berechnet?

In der Regel zahlen Sie eine Nebenkostenpauschale und der Vermieter bricht die umlagefähigen Nebenkosten einmal im Jahr gemäß des Verteilerschlüssels auf alle Mieter herunter. Ein wenig anders sieht dies bei den Heizkosten aus: Diese müssen gemäß § 7 Heizkostenverordnung (HeizkostenV) mindestens zu 50 Prozent und maximal zu 70 Prozent verbrauchsabhängig berechnet werden. Ist das nicht der Fall und hat Ihr Vermieter auch hier eine Pauschale angesetzt, so dürfen Sie die Zahlung um 15 Prozent der nicht verbrauchsabhängig berechneten Kosten kürzen.

Schritt 7: Wurde der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachtet?

Zu guter Letzt sollten Sie sich noch fragen, ob Ihr Vermieter den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachtet hat. Denn umlagefähig ist nur, was erforderlich und auch angemessen ist. Möchte der Vermieter etwa den Standard-Garten in ein wahres Pflanzenparadies verwandeln, um leerstehende Wohnungen teurer zu vermieten, so kann er die Kosten für die Umgestaltung nicht als Gartenpflege tarnen. Auch kann er nicht bei sämtlichen Arbeiten auf den teuersten Anbieter zurückgreifen. Zwar muss Ihr Vermieter auch nicht immer das günstigste Angebot wählen, doch sollten die marktüblichen Preise nicht stark überschritten werden.

Fehler in der Nebenkostenabrechnung gefunden? So gehen Sie vor!

Als Mieter sollten Sie sich mit der Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung nicht allzu viel Zeit lassen. Zwar steht Ihnen eine Prüffrist von zwölf Monaten ab Erhalt der Abrechnung zu, doch müssen Sie eine etwaige Nachzahlung bereits innerhalb von 30 Tagen zahlen. Aus diesen beiden scheinbar widersprüchlichen Fristen ergeben sich zwei mögliche Handlungsoptionen:

• Zahlung unter Vorbehalt: Sie können Widerspruch gegen die fehlerhafte Nebenkostenabrechnung einlegen und gleichzeitig schriftlich ankündigen, dass Sie den geforderten Betrag zwar überweisen werden – allerdings unter Vorbehalt. Die Zahlung wird so nicht als Einverständnis gewertet. Stattdessen ist Ihr Vermieter darüber informiert, dass Sie den entsprechenden Betrag zurückfordern werden, sollte sich die Abrechnung tatsächlich als fehlerhaft herausstellen.
• Teilzahlung: Haben Sie nur einzelne Posten zu beanstanden, können Sie die unbestrittenen Zahlungen leisten und gleichzeitig einen Teil einbehalten. Der Vorteil: Sie müssen Ihrem Geld später nicht hinterherlaufen. Der Nachteil: Stellt sich die Forderung am Ende als rechtmäßig heraus, sind Sie im Zahlungsrückstand. Kritisch ist das vor allem, wenn Sie bereits Mietschulden haben. Übersteigen diese zusammen mit der fälschlicherweise einbehaltenen Nebenkostenzahlung die Höhe von zwei Monatsmieten, so kann Ihnen im schlimmsten Fall gekündigt werden.

Ihren Widerspruch sollten Sie immer schriftlich verfassen. Geben Sie darin genau an, was Sie zu beanstanden haben. Ist Ihnen die Abrechnung etwa zu spät zugegangen und verweigern Sie daher die Zahlung, so weisen Sie Ihren Vermieter klar darauf hin. Haben Sie einzelne Posten zu bemängeln, so erklären Sie auch hier, worin genau Sie einen Fehler sehen. Fordern Sie Ihren Vermieter außerdem dazu auf, Ihnen eine korrigierte Abrechnung zukommen zu lassen.

Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie sich den Erhalt des Widerspruchs bestätigen lassen. Werfen Sie das Schreiben also nicht einfach so bei Ihrem Vermieter in den Briefkasten. Stattdessen können Sie Ihren Vermieter bei einer persönlichen Übergabe dazu auffordern, den Erhalt zu quittieren. Wollen Sie die Abrechnung per Post verschicken, so sichert Sie beispielsweise ein Einwurfeinschreiben ab.

Tipp für Mieter: Sie haben nach eingehender Prüfung festgestellt, dass Ihre Nebenkostenabrechnung korrekt ist – doch die hohe Nachzahlung schmerzt trotzdem? Ein wenig Geld können Sie sich in diesem Fall zurückholen, indem Sie Teile der Kosten in Ihrer Steuererklärung angeben. So können Sie einige der Nebenkosten als haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerkosten steuerlich geltend machen.