Abmahnung erhalten: Was nun?

Was ist eine Abmahnung?

Genau genommen ist eine arbeitsrechtliche Abmahnung keine Strafe für Arbeitnehmer, Azubis und Co. Vielmehr stellt sie eine letzte Warnung dar: Sie dient dazu, den Betroffenen auf Fehlverhalten aufmerksam zu machen und so eine verhaltensbedingte Kündigung abzuwenden.

Nichtsdestotrotz sollten Sie als Arbeitnehmer eine Abmahnung sehr ernst nehmen: Erscheinen Sie beispielsweise wiederholt zu spät zur Arbeit und spricht Ihr Arbeitgeber eine Abmahnung aus, so müssen Sie bei erneutem Zuspätkommen mit einer ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung rechnen. Anders hingegen sieht es aus, wenn Sie infolge der Abmahnung zwar pünktlich erscheinen, dafür aber sehr lange Kaffeepausen einlegen. Die Kündigung muss sich immer direkt auf das abgemahnte Verhalten beziehen. Eine Kündigung aus einem anderen Grund ist meist anfechtbar. In diesem Fall müsste Ihr Arbeitgeber Sie zuvor noch einmal wegen zu langer Pausen abmahnen.

Mögliche Abmahnungsgründe

Die Gründe für Abmahnungen sind vielfältig. Im Grunde kann Ihr Arbeitgeber Sie dadurch auf jede mögliche Pflichtverletzung hinweisen. Dazu zählen unter anderem:

• Zuspätkommen
• Missachten der Arbeitszeitenregelungen (z. B. zu lange oder zu kurze Pausen)
• Unerlaubte Handynutzung am Arbeitsplatz
• Unerlaubte private Internetnutzung
• Unhöflichkeit gegenüber Kollegen oder Kunden
• Beleidigungen
• Unentschuldigtes Fehlen
• Arbeitsverweigerung
• Nichtbefolgen von Arbeitsanweisungen
• Unsachgemäße Nutzung von Firmeneigentum
• Missachten der firmeninternen Datenschutzregeln

Was viele Arbeitnehmer nicht wissen: Auch Sie können Ihren Chef oder Ihre Chefin abmahnen. Ihr Arbeitgeber muss sich immerhin auch an gesetzliche und vertraglich vereinbarte Pflichten halten. Wird also beispielsweise Ihr Lohn nicht pünktlich überwiesen, können Sie Ihrem Arbeitgeber eine Abmahnung überreichen. Auch hier ist die letzte Konsequenz die Kündigung, weshalb Sie die Abmahnung nur dann aussprechen sollten, wenn Sie kein Interesse am weiteren Arbeitsverhältnis haben. Überweist der Arbeitgeber Ihren Lohn auch nach der Abmahnung nicht rechtzeitig, können Sie fristlos kündigen. Das bedeutet, dass Sie sich nicht an eine Kündigungsfrist halten müssen und stattdessen direkt eine neue Stelle antreten können.

Abmahnung wegen Krankheit

Eine Krankheit ist keine arbeitsrechtliche Pflichtverletzung. Das bedeutet, dass Ihr Arbeitgeber Sie nicht wegen einer Krankheit abmahnen kann. Zeigen Sie eine Krankheit jedoch verspätet an oder bleiben Sie sogar zu Hause ohne sich offiziell krank zu melden, so kann dies eine Abmahnung rechtfertigen. Grundsätzlich gilt: Sie müssen Ihre krankheitsbedingte Abwesenheit unverzüglich melden. Wann das ärztliche Attest vorliegen muss, entnehmen Sie am besten direkt Ihrem Arbeitsvertrag.

Abmahnung wegen Schlechtleistung

Ihr Arbeitgeber unterstellt Ihnen, zu langsam oder nicht gewissenhaft genug zu arbeiten und spricht Ihnen deshalb eine Abmahnung aus? Eine derartige Abmahnung kann zwar gerechtfertigt sein, doch muss Ihr Arbeitgeber die Anschuldigung objektiv belegen können. Hierzu muss er die Fehler klar benennen können und auch nachweisen, dass vergleichbare Angestellte schneller und gewissenhafter arbeiten.

Einzelne Fehler kann Ihr Arbeitgeber jedoch nicht abmahnen. Er kann auch nicht einzig und allein das Ergebnis Ihrer Arbeit als Grund für die Abmahnung heranziehen. So ist etwa eine Abmahnung wegen einer verpassten Deadline nicht gerechtfertigt. Die Abmahnung muss sich stattdessen immer auf die Arbeitsweise im Allgemeinen beziehen. Immerhin sind die meisten Arbeitnehmer vertraglich dazu verpflichtet eine bestimmte Leistung zu erbringen – nicht ein klar definiertes Ergebnis zu erzielen.

Wann ist keine Abmahnung nötig?

Eine vorherige Abmahnung ist in der Regel nicht nötig, wenn es sich um sehr gravierende Pflichtverstöße handelt. Werden Sie beispielsweise auf frischer Tat dabei ertappt, wie Sie sich an der Ladenkasse bedienen, so muss der Arbeitgeber keine Abmahnung aussprechen. Der Vertrauensbruch ist so schwer, dass er auch eine fristlose Kündigung rechtfertigt. Eine Ausnahme kann lediglich bei sogenannten Bagatellschäden vorliegen: Entnehmen Sie etwa nur zwei Euro aus der Ladenkasse, weil Sie Ihren Geldbeutel zu Hause vergessen und kein Geld für Ihr Bahnticket dabei haben, so ist der Vertrauensbruch zwar groß, der Schaden aber gering. Arbeitgeber können hier mit einer Abmahnung auf Nummer sicher gehen.

Eine Abmahnung muss außerdem nicht ausgesprochen werden, wenn davon auszugehen ist, dass Ihr Verhalten sich nicht bessert. Gehen Sie beispielsweise wiederholt auf verbalen Konfrontationskurs mit Ihrem Vorgesetzten und haben Sie mehrmals im Beisein von Zeugen zum Ausdruck gebracht, dass Sie auch künftig Ihren Ton nicht ändern werden, so kann im Regelfall ohne Abmahnung gekündigt werden.

Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung nötig?

Viele Arbeitnehmer nehmen die erste Abmahnung nicht allzu ernst. Sie rechnen damit, dass vor einer Kündigung sicher noch eine weitere Abmahnung folgt. Dem ist jedoch nicht so. Arbeitgeber müssen keine zweite Abmahnung aussprechen, da die erste schon als letzte Warnung zu sehen ist.

Ganz im Gegenteil ist es für Arbeitgeber sogar nachteilig, wenn weitere Abmahnungen aus demselben Grund folgen: Dem Arbeitnehmer wird so signalisiert, dass die Schreiben nicht wirklich ernst gemeint sind und dass der Arbeitgeber gar nicht vorhat, tatsächlich zu kündigen. Je mehr Abmahnungen ohne Konsequenzen ausgesprochen werden, desto geringer ist der Warncharakter der einzelnen Schreiben. Kommt es zur Kündigungsschutzklage, stehen die Chancen für den Arbeitnehmer in dem Fall gut.

Form und Inhalt: Wie muss eine Abmahnung aussehen?

Die Abmahnung im Arbeitsrecht fällt unter die sogenannte Formfreiheit. Das bedeutet, dass auch ein relativ formloses Schreiben wirksam ist. Selbst eine mündliche Abmahnung ist im Grunde genommen rechtskräftig, doch kommt sie aus Gründen der Nachweisbarkeit nur selten zum Einsatz.

Was muss in einer Abmahnung stehen?

Die schriftliche Abmahnung sollte die folgenden Informationen enthalten:

• Betreff „Abmahnung“: Für den Empfänger muss klar hervorgehen, dass es sich beim jeweiligen Schreiben nicht um eine reine Information, sondern um eine offizielle Abmahnung handelt.
• Beschreibung des Fehlverhaltens: Eine pauschale Abmahnung ist nicht wirksam. Stattdessen muss das Fehlverhalten möglichst klar und eindeutig benannt und beschrieben sein. So sollte eine Abmahnung wegen Zuspätkommens auch immer Angaben zu den jeweiligen Tagen und Zeiträumen beinhalten.
• Aufforderung, Fehlverhalten zu unterlassen: Der Arbeitnehmer muss unmissverständlich dazu aufgefordert werden, das abgemahnte Verhalten künftig zu unterlassen.
• Benennung der Konsequenzen: Aus der Abmahnung muss klar hervorgehen, welche Konsequenzen bei wiederholtem Fehlverhalten drohen. In der Regel ist das eine verhaltensbedingte Kündigung.

Werden die Konsequenzen von wiederholtem Fehlverhalten nicht klar genannt, handelt es sich nicht um eine Abmahnung, sondern lediglich um eine Ermahnung. Diese ist im Gegenzug zur Abmahnung als wesentlich milder anzusehen, da sie keinen eindeutigen Warncharakter hat. Erhalten Sie als Arbeitnehmer eine Ermahnung, sollten Sie diese dennoch ernst nehmen und Ihr Fehlverhalten reflektieren. Zwar kann Ihnen infolge einer Ermahnung nicht gekündigt werden, doch können bei wiederholten Pflichtverstößen eine offizielle Abmahnung und dann später die Kündigung folgen.

Wer darf eine Abmahnung aussprechen?

Eine arbeitgeberseitige Abmahnung dürfen nicht nur Vorstände und Unternehmensinhaber aussprechen. Grundsätzlich gilt: Jeder, der weisungsbefugt ist, darf abmahnen. Wer also Ort, Zeit und Inhalt Ihrer Arbeit bestimmen darf, darf Ihnen eine Abmahnung überreichen. In der Regel sind das meist die direkten Vorgesetzten.

Welche Konsequenzen hat eine unwirksame Abmahnung?

Aus Ihrer Abmahnung geht nicht klar hervor, welchen Pflichtverstoß Sie begangen haben? Oder wurde Sie gar von einem direkten Kollegen ausgesprochen, der nicht weisungsbefugt ist? In diesem Fall ist die Abmahnung unwirksam.

Für Sie bedeutet das: Kommt es zum Äußersten und folgt der Abmahnung eine Kündigung, so stehen Ihre Chancen im Rahmen einer Kündigungsschutzklage gut. Immerhin hat es sich aufgrund inhaltlicher oder formaler Fehler um keine wirksame Abmahnung gehandelt. Ihre Rechtsschutzversicherung kann Ihnen helfen, dagegen vorzugehen. Nichtsdestotrotz sollten Sie das Ganze nicht zu locker nehmen: Das Arbeitsgericht entscheidet immer im Einzelfall und wird sich mit beiden Seiten beschäftigen.

Zur Veranschaulichung: Haben Sie etwa mehrere Kollegen wiederholt verbal beleidigt, kann die Kündigung trotz unwirksamer Abmahnung gerechtfertigt sein. Sind Sie hingegen einmal zu spät zu einem Meeting erschienen und wurden Sie abgemahnt ohne auf die Konsequenzen hingewiesen zu werden, so wird das Gericht sich vermutlich eher auf Ihre Seite stellen. Sie konnten in dem Fall nicht wissen, dass ein erneutes Zuspätkommen direkt zur Kündigung führen würde.

Abmahnung erhalten: So gehen Sie dagegen vor

Wenn der Arbeitgeber eine Abmahnung ausspricht, sitzt der erste Schock meist tief. Dennoch sollten Sie in diesem Moment einen kühlen Kopf bewahren. Als oberste Regel gilt: Unterschreiben Sie die Abmahnung nicht. Dies könnte als Zugeständnis Ihrerseits gewertet werden. Besteht Ihr Arbeitgeber vehement darauf, dass Sie unterschreiben, so bieten Sie stattdessen an, den Erhalt der Abmahnung schlicht zu quittieren. Sie bestätigen damit lediglich, dass Ihnen das Schreiben zugegangen ist.

Im Folgenden sollten Sie prüfen, ob die Abmahnung gerechtfertigt ist oder ob sie diese anfechten wollen. Stellen Sie sich hierzu vorrangig die folgende Frage: Haben Sie abgemahnten Pflichtverstöße wirklich begangen?

• Ja, das Fehlverhalten ist korrekt beschrieben: Auch wenn die Abmahnung gerechtfertigt ist, sollten Sie Stellung dazu beziehen und eine Gegendarstellung anfertigen. Hierzu haben Sie gemäß §§ 82 und 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) in jedem Fall ein Recht. Fordern Sie Ihren Arbeitgeber dazu auf, die Gegendarstellung in Ihre Personalakte aufzunehmen. So ist in jedem Fall auch Ihre Sicht der Dinge beschrieben. Haben Sie ein ernsthaftes Interesse daran, Ihr Arbeitsverhältnis fortzuführen, so sollten Sie den abgemahnten Pflichtverstoß besser nicht noch einmal wiederholen.
• Nein, das Fehlverhalten ist falsch dargestellt: In diesem Fall sollten Sie Beweise sammeln und nach Zeugen suchen. Kann etwa ein Kollege belegen, dass es sich um ein Missverständnis handelt und dass Sie nie ausfallend gegenüber Ihrem Chef geworden sind? Oder können Sie belegen, dass am Tag Ihres vermeintlichen Zuspätkommens das Zeiterfassungssystem einfach nicht korrekt funktioniert hat? Gehen Sie mit diesen Beweisen auf Ihren Arbeitgeber zu und fordern Sie ihn dazu auf, die Abmahnung zurückzunehmen. Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, können Sie vorab mit diesem sprechen und offiziell Beschwerde oder Widerspruch gegen die Abmahnung einlegen.

Welche Fristen gelten bei Abmahnungen?

Das Gesetz kennt bei Abmahnungen keine Verjährungsfristen. Nichtsdestotrotz haben sich zahlreiche Gerichte in der Vergangenheit auf die Seite von Arbeitnehmern gestellt und bestätigt: Liegt eine Abmahnung bereits mehrere Jahre zurück, kann eine Kündigung ohne erneute Abmahnung unwirksam sein. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) erklärte beispielsweise, dass Arbeitgeber zur Sicherheit eine neue Abmahnung aussprechen sollten, wenn die alte bereits zwei bis drei Jahre zurückliegt. Aus der Personalakte muss die alte Abmahnung jedoch nicht zwingend entfernt werden (Urteil vom 19. Juli 2012, Az. 2 AZR 782/11).