Die wichtigsten Informationen auf einen Blick
- Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – so hat es das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit seinem Urteil am 13. September 2022 beschlossen. Obwohl noch nicht alle Details geregelt sind, müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit schon jetzt systematisch erfassen.
- Wie das neue Gesetz zur Arbeitszeiterfassung konkret ausgestaltet ist und ob es Ausnahmen vorsieht, steht noch nicht eindeutig fest.
- Eine fehlende oder fehlerhafte Arbeitszeiterfassung kann rechtliche Konsequenzen für Unternehmen haben.
Arbeitszeiterfassungspflicht: Was besagt das neue Gesetz?
Bei der Arbeitszeiterfassung geht es darum, Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen und Überstunden zu dokumentieren. So lassen sich die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten korrekt nachvollziehen. Die Erfassung der Arbeitszeiten soll dafür sorgen, dass Beschäftigte eine faire Vergütung erhalten und die gesetzliche Arbeitszeit nicht überschreiten. Spätestens seit dem Beschluss des BGA im September 2022 ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht. Grundlage hierfür ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019, das eine strengere Umsetzung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) fordert.
Das neue Gesetz zur Arbeitszeiterfassung ist zwar noch nicht verabschiedet, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt gemäß BGA-Entscheidung allerdings schon heute. Arbeitgeber in Deutschland sind deshalb dazu verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten und damit die Arbeitsstunden sowie Ruhezeiten verlässlich zu ermitteln. Ob es sich dabei um eine elektronische Zeiterfassung oder ein System in Papierform handelt, bleibt Unternehmen zunächst selbst überlassen. Hierzu hat der Gesetzgeber bislang keine Vorgaben getroffen.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Ausnahmen
Eine klare Regelung hierzu bleibt abzuwarten, da sich das neue Gesetz noch in der Schwebe befindet. Ausnahmen könnte es möglicherweise für leitende Angestellte und kleine Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern geben. Vertrauensarbeitszeit, bei der Beschäftigte selbst über ihre Arbeitszeiten entscheiden, soll weiterhin möglich sein. Arbeitgeber sind jedoch dafür verantwortlich, dass sie die geltenden Gesetze bezüglich der Arbeitszeit und des Arbeitsschutzes einhalten.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Ab wann?
Das BAG-Urteil gilt sofort, auch wenn die konkreten gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeiterfassung noch ausstehen. Ein entsprechendes Gesetz zur Erfassung der Arbeitszeit befindet sich derzeit in der Beratung. Es gibt deswegen noch offene Fragen, ob beispielsweise die elektronische Arbeitszeiterfassung alle Berufsgruppen und Unternehmen betrifft oder Ausnahmen bestehen. Es ist ebenfalls zu erwarten, dass Übergangsfristen im neuen Gesetz vorgesehen sind.
Was bedeutet die Pflicht für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Arbeitgeber müssen die Pflicht umsetzen und die gesamte Arbeitszeit aufzeichnen. Es genügt daher nicht, nur die Überstunden zu dokumentieren. Für die Arbeitszeiterfassung bieten sich zum Beispiel manuelle Einträge in Excel-Tabellen, Apps oder digitale Stempeluhren an. Für Unternehmen kann es sinnvoll sein, schon jetzt ein elektronisches System einzuführen. Damit lassen sich Arbeitszeiten lückenlos, fehlerfrei und objektiv erfassen. Wichtig ist auch, die Daten sicher zu speichern und eine Kontrolle durch Behörden zu ermöglichen. Für die Einrichtung neuer Systeme zur Datenerfassung entstehen Unternehmen gegebenenfalls zusätzliche Kosten, die es bei der Finanzplanung zu berücksichtigen gilt.
Arbeitnehmer sind wiederum dazu verpflichtet, ihre Arbeitszeiten vollständig zu erfassen und die gesetzlichen Pausenzeiten einzuhalten. Denn Arbeitgeber können die Arbeitszeiterfassung an ihre Angestellten delegieren und dazu entsprechende Anweisungen erteilen. Dies trifft gleichermaßen auf Mitarbeitende zu, die im Homeoffice tätig sind oder mobil arbeiten.
Welche Konsequenzen hat eine fehlerhafte Arbeitszeiterfassung?
Verstößt ein Arbeitgeber gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, sind ernste Konsequenzen möglich:
- Bußgelder, deren Höhe sich nach der Schwere des jeweiligen Rechtsverstoßes richtet
- Schadensersatzansprüche durch Beschäftigte
- Rufschädigung für den Arbeitgeber
Auch für Arbeitnehmer kann eine fehlerhafte Arbeitszeiterfassung negative Folgen haben:
- Leistung von Überstunden ohne Bezahlung oder Freizeitausgleich
- Kein Nachweis, wenn es zu arbeitsrechtlichen Konflikten in Bezug auf die Arbeitszeiten kommt
Welche Rechte haben Arbeitnehmer bei Verstößen?
Beschäftigte haben die Möglichkeit, verschiedene Rechte geltend zu machen. Sie können eine Einsicht in die gespeicherten Aufzeichnungen verlangen und Nachbesserung fordern. Hat das Unternehmen einen Betriebsrat, so kann dieser die korrekte Zeiterfassung durchsetzen. In schweren Fällen ist es unter Umständen erforderlich, den Verstoß der zuständigen Arbeitsschutzbehörde zu melden und Klage vor dem Arbeitsgericht einzureichen. Die Arbeitszeiterfassung zielt darauf ab, faire Arbeitsbedingungen zu schaffen und eine angemessene Vergütung zu gewährleisten. Deshalb ist es im Interesse des Arbeitnehmers, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung einzuhalten.
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